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Surface Pro 4 / 3 ビジネス活用日記

Surface Pro 4 / Surface 3 の意外と知らない活用法を発信します

Surface 2非公式マニュアル(24) 一周年を迎えたOutlook.comの便利機能をフル活用する

Microsoftのスタッフが語る1年間の進化 

 

Surface 2に必須のクラウドサービス「Outlook.com」が一周年

 

Microsoftの主力クラウドサービスの1つである「Outlook.com」が2月18日でサービス開始1周年を迎えました。

 

伝統ある「Hotmail」から全面アップグレードし、最新の機能とUIを盛り込んだWebメールサービスとしてスタートしてから、一年間でさらに改善を進め、Gmailより「シンプルで使いやすい」方向性のサービスとして完成度を高めています。

 

Outlook.com を Gmail および Yahoo! メールと比較 する

Outlook.com - Wikipedia

 

 

Surface 2では、やはりMicrosoftクラウドサービスが使いやすい

 

Surface 2を使いこなすうえでは、現状、Microsoftクラウドサービスの利用が必須といえるでしょう。

 

というのも、GoogleAppleDropboxEvernoteのサービスは、Surface 2では残念ながら使いづらいからです。

 

  • Googleの「Google Carender」は、標準の「カレンダー」アプリと同期できない(アプリ「Google検索」や「スケジュールストリートHD」から利用は可能)
  • Appleの「iCloudコントロールパネル」はデスクトップアプリのためインストールできない(Webサイトからメールなどアクセスは可能)
  • Evernoteの「Evernote Touch」アプリはノートの同期が緩慢でしばしば落ちる
  • Dropboxのストアアプリでは、フォルダ同期機能が利用できない

 

これに対して、MicrosoftのサービスであるOutlook.comやSkyDriveは、システムにログインすれば自動的にログインが完了し、標準アプリから設定作業なしに利用できるという大きなアドバンテージがあります。

 

Surface 2で使うなら、クラウドサービスはMicrosoftで統一するのが最も便利です。

 

Surface 2でOutlook.comのメールとカレンダーを利用する:標準アプリとWebサイトの違い

 

Surface 2でOutlook.comを利用するには、以下の3つの方法があります。

 

  1. 標準の「メール」「カレンダー」アプリを利用する
  2. IE11からWebサイト「Outlook.com」を利用する
  3. デスクトップの「Outlook2013」を利用する

 

このうち、3.はおそらくOffice365などの業務用サービス利用者向けで、個人で使う分には上の2つで十分だと思います。

 

その中でも、通常はスタート画面からワンタッチで起動でき、ライブタイルで情報の自動更新ができる1.のアプリを使っておけばよいでしょう。

 

ところが、標準アプリには少し謎な仕様や機能制限があるため、アプリを使っていると「かゆいところに手が届かない」感を覚えることがあります。

 

「メール」アプリ

 

  • 標準設定では、メールが2週間分しか表示されない(設定で「すべて表示」に変更可能)
  • 一括処理設定したフィルタリングルールの管理ができない(一括処理の設定自体はできる)
  • 削除済みや迷惑メールフォルダを空にするボタンがない(メニューを呼び出せばできる)
  • SkypeFacebookなどのソーシャル連携機能がメールアプリ内では利用できない

 

「カレンダー」アプリ

 

  • 3か月以上前の予定は表示されない(仕様?)

Windows8.1のカレンダーで、昔のイベントが消えていく - マイクロソフト コミュニティ

 

これらを使いづらいと感じる場合は、Webサイト版をメインで使った方がよいかもしれません。

 

Outlook.comおすすめ機能「一括処理」

 

Outlook.comで個人的にもっとも重宝しているのが、受信トレイに押し寄せるメールを仕分けする「一括処理」機能です。

 

これを使うと、ネットショップのメールマガジンSNSの通知などを一括でフォルダに移動・削除することができる上に、そのルールを次回から自動で適用し、フィルタリングことができるようになります。

 

逆に、重要なメールを振り分けて埋もれないようにするのにも使えます。この機能を使うと、「受信トレイ」には未処理のメールだけが残ってスッキリします。

 

 

一括処理

一括処理を使用して、特定の送信者からのすべてのメール メッセージをフォルダーに移動します。特定の送信者からのメッセージを選択して、[一括処理] をタップまたはクリックし、[選択した差出人に対してすべて移動] をタップまたはクリックします。

次の画面で、メッセージの移動先となるフォルダーを選択します。新しいフォルダーを作成する場合は、[フォルダーの新規作成] を選択します。

Outlook.com の [一括処理] オプション

[今後もメッセージを移動する] チェック ボックスをオンにすると、今後、その送信者から新たに届くメール メッセージは、ここで指定するのと同じフォルダーに自動的に移動するようになります。

特定の送信者からのメール メッセージをすべて削除するには、メッセージを選択して、[一括処理] をタップまたはクリックし、[選択した差出人に対してすべて削除] をタップまたはクリックします。次の画面で、そのメール アドレスからの新しいメッセージすべてを削除する場合は [今後もメッセージを受信しない] チェック ボックスをオンにします。その後、[すべて削除] をタップまたはクリックします。

すっきりと整理された受信トレイ - Microsoft Windows ヘルプ

 

※上記はWebサイトの手順です。アプリでは、「一括処理」メニューからは削除の処理しかできず、左の「移動」メニューから移動の一括処理ができます。これも謎仕様。

 

iPhoneでもOutlook.comのサービスを利用する

 

iPhoneOutlook.comのアカウントを登録すれば、Surface 2を携帯していないときでも共通のメールと連絡先、カレンダーにアクセスすることができます。

 

手順は極めて簡単で、iPhone側でわずか数ステップで登録が完了します。基本メールアドレスとパスワードの入力だけです。

 

 

  1. 「設定」>「メール/連絡先/カレンダー」>「アカウントを追加」>「Outlook.com」の順にタップします。
  2. メールアドレスとパスワードを入力します。「次へ」をタップします。
  3. メールサービスプロバイダから同期するアカウントアイテムを選択します
  4. 「保存」をタップします。

iOS:Outlook.com、Hotmail、Live、または MSN のメールアカウントを設定する

 

ただし、こちらも標準設定では、1週間以上前のメールは見られないので、必要に応じて変更しておきます。私は2週間にしています。

 

Gmailと違ってプッシュ通知に対応しているのも地味に便利です。

 

まとめ:Surface 2でOutlook.comをフル活用する

 

  • 基本は「メール」「カレンダー」アプリで
  • アプリが不便と感じたらWebサイトを利用するのも手
  • 便利機能「一括処理」でメール管理のわずらわしさを半減
  • iPhoneと同期させて使うと機動力が倍増する

 

便利なOutlook.comを使い倒して、日々のコミュニケーションやスケジュール管理に生かしてください!

 

 

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